Портфолио

г. Киев, ул. Марка Вовчка, 18А

Государственная продовольственно-зерновая корпорация Украины

Публичное акционерное общество «Государственная продовольственно-зерновая корпорация Украины» - национальный оператор зернового рынка Украины, лидер в сфере хранения, переработки, перевалки и экспорта зерновых. Корпорации принадлежит 10% сертифицированных элеваторных мощностей Украины. Госпродкорпорация – крупнейшее формирование на аграрном рынке страны, вертикально интегрированный национальный оператор. Созданная 11 августа  2010 года постановлением Кабмина на базе прибыльных активов госхолдинга-банкрота «Хлеб Украины», компания объединяет линейные и портовые элеваторы, мельницы, комбикормовые и крупяной заводы.

Основные предпосылки и стартовые требования к проекту

До начала проекта внедрения, информационная система заказчика  обеспечивала работу в автоматическом режиме только части отдела деловодства. А именно: регистрацию, поиск и хранение сканированных входящих, исходящих и внутренних документов, а так же, индикацию цветом просроченных документов. В данной программе работали только деловоды административного департамента. Это 1 из 9 департаментов, в которых происходит регистрация и исполнение входящих и исходящих документов. Кроме нескольких уже перечисленных функций, эта система , имела ограниченную емкость хранилища данных. Сотрудники ИТ-департамента, отвечающего за систему, беспокоились о том, что в любой момент она может быть перезаполнена потоком входящих документов и, как следствие - потеряются данные о ранее зарегистрированных документах.

Деловоды департаментов по-старинке вели бумажные журналы регистрации и носили документы от руководства исполнтелям, от исполнителей к деловодам административного департамента и т.д.

Заказчик подошел очень серьезно к вопросу выбора системы, которая помогла бы ему решить следующие задачи:

  • Автоматизировать основные бизнес процессы в работе канцелярии. Это очень важно, при большом потоке входящих документов.
  • Упорядочить работу с договорами . Проблема заключалась в том, что сотрудники редко соблюдают инструкцию и правила подготовки и подачи договоров.
  • Организовать работу всех подразделений по единой рабочей схеме, в том числе удаленных, т.к. в каждой области Украины предприятие имеет, как минимум, один филиал.
  • Создать централизованное хранилище всех корпоративных документов с целью обеспечения уверенного и устойчивого управления потоком этих документов. При этом, устранить два самых больших недостатка внедренной ранее информационной системы – отсутствие функции поддержки маршрута согласования документов и угрозу переполнения архива.
  • Обеспечить возможность развития проекта и автоматизировать другие бизнес-процессы на базе единой корпоративной информационной системы.

Идейным вдохновителем проекта выбора и внедрения системы электронного документооборота стал ИТ-департамент Государственной продовольственно-зерновой корпорации Украины. Руководитель ИТ-департамента со своим заместителем тщательно изучали системы электронного документооборота, которые представлены на рынке Украины, знакомились с их возможностями, посещали профильные мероприятия. Ключевым событием, повлиявшим на принятие окончательного решения, стал семинар «Дни открытых дверей Директум», организатором которого в Киеве стала компания ProNET.На этом мероприятии в реальном времени была проведена презентация уже реализованного проекта по согласованию договоров на базе платформы Directum.

Временные рамки

Внедрение системы электронного документооборота на базе системы Directum началось с  автоматизации процесса регистрации и рассмотрения входящих, исходящих и  внутренних документов. Для автоматизации данного процесса было выбран модернизированный специалистами ProNET блок «Канцелярия». 1-й этап проекта сроком в 3 месяца начался с описания текущего процесса регистрации и рассмотрения входящих, исходящих и внутренних документов. Была проведена качественная работа с деловодами главного департамента, так называемой центральной канцелярией, где все документы проходят первичную регистрацию и, с которой начинается процесс согласования всех входящих документов. Были учтены все нюансы процесса и пожелания от деловодов. В том числе: вид фишки – документа на корпоративном бланке, на котором неавтоматизированный первый руководитель ставит резолюцию; вид и перечень полей регистрации, которые ранее использовались в журналах регистрации (прежде журналы велись от руки); меню выбора контрагента, как из справочника контрагентов, так и после ввода вручную.

Далее, был автоматизирован процесс выполнения вынесенных руководителями резолюций, а так же, процесс согласования, регистрации и работы с подготовкой исходящих документов и внутренними документами корпорации: приказами, распоряжениями и обращения граждан.

Особенностью работы корпорации является то, что у каждого из 9 департаментов есть свой деловод. И документ, который руководитель направляет на исполнение в тот или иной департамент, обязательно проходит процедуру регистрации у деловода каждого из департаментов. При этом, в каждом из этих департаментов есть свои журналы входящих и исходящих документов. Процесс был автоматизирован таким образом, что документ не шел далее на исполнение без обязательной регистрации у деловодов департаментов.

Работа сотрудников, которые участвуют в процессе регистрации, вынесения резолюций и выполнения документов, была построена по следующему алгоритму: деловоды центральной канцелярии  и деловоды департаментов работают с десктопной версией системы, а все остальные участники процесса – пользуются веб-интерфейсом. Когда в систему попадает новый документ, с расписанными резолюциями от руководства, исполнителю приходит уведомление на электропочту. Перейдя по ссылке внутри  уведомления, пользователь может оперативно ознакомиться с сутью задачи, увидеть вложенные документы, а так же, самостоятельно выполнить задачу или расписать ее на своих подчиненных, заполнив всего 4 поля.

Результаты проекта

Что в итоге получил Заказчик?

  • Мощный и удобный инструмент для регистрации, сортировки, хранения, поиска входяших, исходящих и внтуренних документов, а также для контроля над исполнением поручений.
  • Возможность отказаться от ведения бумажных журналов благодаря внедрению отчетов, которые формируют реестры всех документов с перечнем необходимых полей для проверяющих органов.
  • Сведение к минимуму риска потери оригинала документа в процессе исполнения.
  • Сокращение времени на рассмотрение документа и обеспечение непрерывности бизнес-процесса. За счет внедрения веб-доступа к системе, руководители могут рассматривать документы и выносить резолюции не только на рабочем месте, как было ранее, когда руководителю приносили бумажную копию документа, а он на ней ставил резолюцию, но и будучи в командировке, в дороге  и т.п.
  • Прозрачность контроля невыполненных поручений и незакрытых документов. С помощью инструмента отчетности Административный департамент деловодства оперативно и просто может обнаружить, кто не выполнил поручение по документу, был ли закрыт тот или иной документ и напомнить исполнителям о том, что у них есть незавершенные задания.
  • Удобную информационную систему с точки зрения администирования. Например, если прерывается процесс согласования документов или у пользователей возникают вопросы в связи с той или иной задачей, администратор системы через свой профиль всегда может посмотреть на каком этапе «зависла» задача и ответить на вопросы пользователей. Кроме того, он так же легко может управлять пользователями системы: вносить новых, синхронизировать их с данными из Active Directory, настраивать замещение, управлять доступом к документам и т.д.

 


Другие реализованные проекты

АO «ТАСКОМБАНК»

В мае 2019 года компанией ПРОНЕТ был реализован проект по внедрению системы обработки заявок OTRS для автоматизации работы службы Service Desk в АO «ТАСКОМБАНК». Основной целью проекта является оптимизация и автоматизация процессов управления предоставляемыми услугами в банке.

ЗАО «Консюмерс-Скло-Зоря»

На протяжении 2016-2019 г.г. компанией Пронет было реализовано несколько контрактов для ЗАО «Консюмерс-Скло-Зоря» по модернизации, расширению и сопровождению имеющейся инфраструктуры систем безопасности (СКУД). Целью модернизации было обеспечение контроля доступа на территорию предприятия Заказчика и контроль рабочего времени.

ЗАО "Консюмерс-Скло-Зоря"

На протяжении нескольких лет компания Пронет и ЗАО «Консюмерс-Скло-Зоря» тесно сотрудничают. За 2016-2019 г.г. нами было выполнено несколько контрактов, предметом которых было выполнение работ по модернизации, расширению и сопровождению, на базе разработанных проектов, информационного комплекса (СКС, ЛВС) для ЗАО «Консюмерс-Скло-Зоря».

ЧАО «СМАРТ-ХОЛДИНГ»

Компания Пронет выполнила контракт с ЧАО «СМАРТ-ХОЛДИНГ», по которому были реализованы работы по модернизации аудио визуального комплекса и интеграции системы видео конференц связи.

ООО «РУДОМАЙН»

Компания Пронет выполнила контракт с ООО «РУДОМАЙН» по выполнению проектных, монтажных и пуско-наладочных работ по построению системы охранного видеонаблюдения на объекте Шахта Артем 1, ГД ШУ, по подземной добыче руды.

Государственное предприятие «Центр государственного земельного кадастра»

Пронет, на базе разработанного проекта, выполнило контракт по модернизации распределенной, защищеной инфраструктуры ГП «Центр государственного земельного кадастра».

Государственное предприятие «Центр государственного земельного кадастра»

Пронет выполнило контракт по модернизации серверного парка и виртуальной среды основного и резервного ЦОД с использованием оборудования Dell для ГП «Центр государственного земельного кадастра».

ЧАО «СМАРТ-ХОЛДИНГ»

Компания Пронет выполнила контракт с ЧАО «СМАРТ-ХОЛДИНГ», по которому были реализованы проектные, монтажные и пуско-наладочные работы по построению аудио визуального комплекса, с учетом разработки графического интерфейса для интерактивного управления элементами комплекса.

ПАО «Запорожсталь»

Компания Пронет на протяжении 2016 - 2018 годов выполнила несколько контрактов с ПАО «Запорожсталь». Среди предоставленных услуг: модернизация парка промышленных ПК, используемых в системе автоматизации весовых модернизация систем визуализации диспетчерских, с использованием оборудования Samsung

ЗАО «Консюмерс-Скло-Зоря»

На протяжении 2017-2019 г.г. компанией Пронет было реализовано несколько контрактов для ЗАО «Консюмерс-Скло-Зоря» по модернизации, расширению и сопровождению имеющейся инфраструктуры видеонаблюдения. Целью модернизации было обеспечение безопасности работников предприятия Заказчика и контроль рабочего процесса.